Đối với các doanh nghiệp đang gặp khó khăn với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường và thường phải tìm kiếm giải pháp để vượt qua giai đoạn khủng hoảng và cải thiện tình hình kinh doanh của mình. Thì tái cấu trúc doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất hoạt động và giảm thiểu chi phí. Việc tìm ra các giải pháp linh hoạt và hiệu quả giúp doanh nghiệp thích ứng với biến động của thị trường và duy trì sự bền vững. Để rõ hơn, các bạn hãy cùng PMS tìm hiểu những thông tin này ngay tại bài viết dưới đây.

1. Tái cơ cấu là gì?

Tái cơ cấu (tái cấu trúc) doanh nghiệp là quá trình tổ chức lại hệ thống hoạt động của công ty với mục đích nâng cao hiệu quả và hiệu suất tổ chức, tạo ra một trạng thái hoạt động tốt hơn để đạt được các mục tiêu đề ra.

Quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp có thể được triển khai ở nhiều cấp độ khác nhau như điều chỉnh cơ cấu tổ chức, cải thiện bộ máy quản lý, tối ưu quy trình hoạt động, thay đổi tổng thể mô hình kinh doanh và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ, công ty A đang gặp vấn đề ở bộ phận bán hàng không tốt, nhưng các bộ phận khác vẫn đang hoạt động bình thường, thì công ty sẽ tiến hành xem xét để tái cấu trúc về mặt bán hàng để cải tiến quy trình bán hàng, nâng cao hiệu suất và năng lực nhân viên trong bộ phận bán hàng,

Mục tiêu của tái cấu trúc tổ chức là làm mới các hoạt động hiệu quả hơn dựa vào nền tảng tầm nhìn và sứ mệnh, định hướng chiến lược nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững, gia tăng sự cạnh tranh, mở rộng thị phần và tăng doanh thu cho doanh nghiệp trên thị trường.

2. Khi nào doanh nghiệp cần có kế hoạch tái cấu trúc?

Khi doanh nghiệp gặp các tình trạng như thiếu sự gắn kết giữa các bộ phận với nhau, hoạt động kinh doanh trì trệ không hiệu quả, mà thậm chí có thể bị phá sản,… Vì vậy, việc tái cơ cấu cho doanh nghiệp là điều cấp bách cần phải thực hiện, cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp không xác định được kế hoạch và chiến lược
• Không đủ năng lực để quản trị nhân sự
• Đội ngũ lãnh đạo làm việc không hiệu quả
• Cấu trúc tài chính chưa phù hợp
• Cấu trúc tổ chức chưa phù hợp và thiếu các hệ thống kiểm soát
• Sự phối hợp các hoạt động trong tổ chức không chặt chẽ, hiệu quả

Cụ thể hơn, doanh nghiệp sẽ cần tái cấu trúc khi gặp 4 dấu hiệu dưới đây:

2.1 Nhóm bề mặt

Dấu hiệu thuộc nhóm này bao gồm suy giảm trong doanh số, giảm lợi thế cạnh tranh, giảm thị phần, tổn thất tài sản, sự trì trệ trong hoạt động kinh doanh,…

2.2 Nhóm cận mặt

Dấu hiệu thuộc nhóm cận mặt bao gồm các biểu hiện trực tiếp liên quan đến kết quả kinh doanh như chính sách kinh doanh không hiệu quả, thiếu sự đồng bộ giữa các bộ phận, chất lượng sản phẩm giảm, phản hồi và khiếu nại từ khách hàng tăng cao, chiến lược marketing và chiến lược bán hàng không đạt hiệu quả, mức tồn kho cao,…

2.3 Nhóm lớp giữa

Dấu hiệu thuộc nhóm này thường ảnh hưởng gián tiếp đến sự trì trệ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể:

• Nguồn nhân lực không hiệu quả, thiếu kế hoạch và mục tiêu công việc rõ ràng
• Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban, chồng chéo chức năng giữa các bộ phận, quản lý thụ động, không có khả năng quản lý và giải quyết vấn đề.
• Đội ngũ nhân viên bị thay đổi liên tục không có sự ổn định
• Không có sự phân quyền hoặc yếu kém và mọi quyết định đều phụ thuộc vào sếp

2.4 Nhóm lớp sâu

Đây là những dấu hiệu khó phát hiện nhất, vì nó phụ thuộc vào quan điểm của ban lãnh đạo trong mỗi doanh nghiệp và thường không thể nhận biết qua các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Những biểu hiện thường thấy ở nhóm này như:

• Thiếu triết lý kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp
• Ban lãnh đạo định hướng sai, không nhìn thấy được nguy cơ tiềm ẩn khi xây dựng chiến lược cho công ty, chỉ đặt ra những mục tiêu ngắn hạn mà không xem xét đến mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp
• Các hoạt động của doanh nghiệp chỉ tập trung vào chiến thuật mà không có chiến lược cụ thể

3. Lợi ích mà tái cơ cấu doanh nghiệp đem lại

Quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp với một loạt các biện pháp phức tạp mà các doanh nghiệp thực hiện để thích ứng với sự biến động trong môi trường kinh doanh nhằm tìm ra những cơ hội, nâng cao hiệu suất và khả năng cạnh tranh. Đây là quá trình liên quan đến nhiều hoạt động về chiến lược và tài chính nhằm điều chỉnh lại tài sản, hoạt động, cấu trúc sở hữu của tổ chức. Dưới đây là những lợi ích khi triển khai đúng việc tái cơ cấu cho doanh nghiệp bao gồm:

• Định hướng cho các hoạt động tương lai bằng cách thực hiện phân tích và dự báo môi trường kinh doanh
• Nắm bắt cơ hội và các rủi ro đối với phát triển nguồn lực của doanh nghiệp
• Đảm bảo doanh nghiệp hoạt động và phát triển theo đúng hướng nhằm nâng cao vị thế trên thị trường
• Xây dựng hướng đi chung cho mọi hoạt động doanh nghiệp, kết nối các cá nhân với lợi ích chung và thúc đẩy sự phát triển cho doanh nghiệp
• Biết cách sử dụng nguồn lực nhân sự phù hợp để phát huy tối đa nội lực của doanh nghiệp
• Giúp doanh nghiệp thích ứng với sự biến đổi của thị trường bằng tái cơ cấu sản phẩm/ dịch vụ của mình
• Giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp
• …

4. Quy trình tái cấu trúc chuẩn cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định thực trạng doanh nghiệp

Trước hết, doanh nghiệp cần nhận biết và xác định chính xác những vấn đề dẫn đến trì trệ, lỏng lẻo đang xảy ra ở đâu hay bộ phận nào đang hoạt động chưa hiệu quả thì mới tiến hành tái cấu trúc được.

Phạm vi quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp cần kiểm tra mọi lỗ hổng trong cấu trúc hoạt động. Tuỳ vào từng doanh nghiệp, quyết định về phạm vi có thể được xem xét như tái cơ cấu ở một số lĩnh vực hoặc cả doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định mua tiêu tái cơ cấu

Tổ chức cần phải biết rõ mục tiêu của quá trình tái cấu trúc là gì. Dựa trên mục tiêu, doanh nghiệp cần thực hiện việc phân tích và đánh giá các phương án tái cơ cấu có khả thi hay không. Các phương án có thể bao gồm điều chỉnh cơ cấu tổ chức, giảm nhân sự, tái cấu trúc công nợ, sáp nhập và mua bán, thay đổi mô hình kinh doanh,…

Bước 3: Lên kế hoạch

Quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp là hàng loạt các bước mà từng giai đoạn đều có thể ảnh hưởng đến kết quả. Vì vậy, việc lập kế hoạch chi tiết rất quan trọng trước khi triển khai.

Bên cạnh đó, quá trình này cần được tiến hành theo một trình tự cụ thể. Do đó, các tổ chức cần xác định những lĩnh vực có thể triển khai sớm nhất để theo dõi tiến độ và theo kịp với nhu cầu kinh doanh, tình trạng khẩn cấp của doanh nghiệp.

Nếu quá trình tái cơ cấu trở nên phức tạp, doanh nghiệp có thể thuê các đơn vị hay mời các chuyên gia tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp. Điều này có thể giúp doanh nghiệp có thể có một kế hoạch cụ thể, chi tiết và khả thi hơn.

Bước 4: Thiết lập phương thức tiếp cận

Yếu tố quan trọng tiếp theo là thiết lập phương thức tiếp cận hiện có để đạt được mục tiêu tái cấu trúc. Có nhiều phương pháp tiếp cận như tái cấu trúc hỗn hợp (kết hợp giữa cắt giảm chi phí và tái cơ cấu tổ chức), liên doanh, hợp tác chiến lược, sáp nhập, chuyển giao công nghệ,…

Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải đưa ra giải pháp, chiến lược, chiến thuật và kế hoạch thực hiện theo hình thức cuốn chiếu. Việc làm này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng và chi tiết về cách triển khai quá trình tái cơ cấu.

Bước 5: Triển khai kế hoạch

Khi có kế hoạch, doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện từng giai đoạn một, tránh tình trạng vội vàng có thể dẫn đến hiệu suất không cao. Sau khi hoàn thành các bước trong kế hoạch, cần đánh giá, kiểm tra xem liệu nó đã phù hợp hay chưa và tìm ra những điểm cần được điều chỉnh trong kế hoạch.

Bước 6: Vận hành hệ thống và đánh giá định kỳ

Đảm bảo hệ thống mới đã được triển khai đúng cách và đang hoạt động ổn định. Đồng thời, cần kiểm tra đánh giá định kỳ cho hệ thống mới nhằm đảm bảo tính ổn định, hiệu suất và độ bảo mật. Các thông số và chỉ số quan trọng cần được đo lường và theo dõi định kỳ, nhằm xác định liệu hệ thống đang hoạt động ổn định và hiệu quả hay không hay cần điều chỉnh.

5. Một số vấn đề cần phải giải quyết khi tái cơ cấu công ty

Tái cấu trúc doanh nghiệp cơ bản:

• Đánh giá cơ cấu hiện tại của doanh nghiệp nhằm xác định điểm mạnh, điểm yếu và nắm được các vấn đề cần cải thiện trong tổ chức.
• Mô tả công việc chi tiết cho từng cá nhân trong tổ chức, đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.
• Xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn cho mỗi bộ phận trong cơ cấu của công ty nhằm khuyến khích tinh thần trách nhiệm và nâng cao hiệu suất làm việc của từng bộ phận.
• Thiết lập một hệ thống quản lý toàn diện bao gồm nội quy, quy định, tiêu chuẩn và các thủ tục của công ty. Điều này giúp tăng cường sự nhất quán và hiệu quả trong các hoạt động của doanh nghiệp.
• Thực hiện theo dõi và đánh giá thường xuyên nhằm đảm bảo sự thành công và bền vững của cấu trúc doanh nghiệp mới.

Tái cấu trúc doanh nghiệp toàn diện:

• Bao gồm các nhiệm vụ trong quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp cơ bản
• Xây dựng lại các chính sách quản lý nhân sự và hành chính.
• Phục hồi các chính sách kế toán và quản lý tài chính.
• Đề xuất những cải tiến và điều chỉnh các chính sách về sản xuất và kỹ thuật.
• Tái thiết lập chính sách Marketing, kinh doanh, chuỗi cung ứng.

Tái cấu trúc là hoạt động không thể thiếu đối với tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt khi họ muốn tối ưu hiệu suất và hoạt động kinh doanh của mình. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, Học Viện PMS có triển khai chương trình tư vấn tái cơ cấu doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp cơ cấu lại tổ chức tối ưu nhất trong thị trường đầy biến động ngày nay. Để hiểu rõ hơn, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Hotline 0965 845 468 để được hỗ trợ tư vấn trong thời gian sớm nhất.